Pyörittääksemme polkupyöräkauppaa sujuvasti ja palvellaksemme asiakkaitamme mahdollisimman hyvin, tarvitsemme myös asiakkaidemme yhteys- ja henkilötietoja. Henkilötietojasi käytetään mm. huollon ajanvarauksiin, meillä huollettujen pyörien huoltohistorian ylläpitoon, asiakkaalle annettavan rahoituksen myöntämiseen ja takuuasioiden käsittelyyn. Lisäksi teemme markkinointiviestintää ja käytämme sosiaalista mediaa, mutta haluamme varmistaa ettei henkilötietojasi käsitellä tavoilla jotka loukkaisivat tai vaarantaisivat sinun yksityisyyttäsi.
Tämä tietosuojasuunnitelma kertoo kuinka Seven Bikes Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa antamiasi henkilötietoja. Tietoja käytetään vain tämän suunnitelman mukaisesti. Seven Bikes Oy:llä on käytössään erilaisia rekistereitä, jotka kuvataan tässä suunnitelmassa. Käyttämällä verkkosivujamme ja asioimalla myymälässämme hyväksyt, että antamiasi tietoja käytetään tässä suunnitelmassa mainitulla tavalla. Päivitämme suunnitelmaa aika ajoin ja löydät uusimman version aina verkkosivuiltamme kohdasta “Tietosuojaseloste”. Tämä suunnitelma annetaan myös tiedoksi kaikille Seven Bikes Oy:n työntekijöille ja sen asiakkaiden henkilötietoja käsitteleville yhteistyökumppaneille.
Rekisterinpitäjä:
Seven Bikes Oy
Aunankorvenkatu 2
33840 Tampere
Y-tunnus: 3215327-1
p. 030 6363755
info@sevenbikes.fi
Yhteyshenkilö/tietosuojavastaava:
Heikki Eklund
Seven Bikes Oy
Aunankorvenkatu 2
33840 Tampere
p. 030 6363755
heikki@sevenbikes.fi
Rekisteri: Seven Bikes Asiakasrekisteri
1. Tallennettavat tiedot: Täysi-ikäisen Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ostettavan tuotteen (polkupyörä) tunnistetiedot, huoltotyön tilauksen (polkupyörä) tunnistetiedot ja mahdollinen lupa sähköpostiosoitteen käyttöön markkinointitarkoituksissa.
2. Tietojen keräys: Edellämainitut tiedot kysytään asiakkaalta suullisesti myymälässä polkupyörän oston yhteydessä tai huoltotyön varauksen yhteydessä. Verkkokaupassa asiakas täyttää tiedot itse kirjallisesti.
3. Tietojen käyttö: Asiakassuhteen hoito, mahdollisiin tuotevirheiden käsittelyihin liittyvät asiat, valmistajien takaisinkutsuista informointi ja ostetun tuotteen omistussuhteen toteaminen.
4. Tietojen säilytys: Asiakasrekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista rekisteristä.
5. Tietosuoja ja käsittelijät: Tiedot säilytetään sähköisesti salasanalla, palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla suojatuilla tietokoneilla ja yrityksen palomuurilla ja salasanalla suojatulla sisäisellä palvelimella. Tietoihin on pääsy myymälässämme sekä huollossamme toimivalla henkilöstöllä.
6. Tietojen siirto ja luovutus: Asiakkaan tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole verkkokaupan kautta lähetettävien tuotteiden kannalta välttämätöntä. Tällöin ainoastaan tarvittavat tiedot luovutetaan kuljetusyhteistyökumppanimme käyttöön laadukkaan toimituksen takaamiseksi. Suostumuksensa sähköpostimarkkinointiin antaneiden sähköpostiosoitteet siirretään yrityksen itsensä hallinnoimaan rekisteriin “Uutiskirje”. Muita tietoja ei siirretä. Siirrosta vastaa aiemmin tässä suunnitelmassa nimetty Tietosuojavastaava.
Sähköisessä muodossa tallennettuja henkilötietoja säilytetään salasanalla ja palomuureilla suojatun järjestelmän tietokantapalvelimella Tehdenin palvelussa. Järjestelmä on Tehden Oy:n tuottama ja palvelin on suojattu omalla palomuurilla ja kirjautuminen konsoliin on estetty Tehden Oy:n verkon ulkopuolelta. Tehden Oy:llä on toimistolla kulunvalvonta ja hälytysjärjestelmä. Kulunvalvonnasta on saatavilla lokitiedot. Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan Seven Bikes Oy:n henkilökunnalla sekä Tehden Oy:n teknisellä henkilökunnalla järjestelmän ylläpitotarkoituksissa. Ulkopuolisilla muilla henkilöillä, yrityksillä tai yhteisöillä ei ole pääsyä Seven Bikes-asiakasrekisteriin.
Rekisteri: Verkkokaupasta tilattavat tuotteet
1. Tallennettavat tiedot: Täysi-ikäisen Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilattu tuote, sekä mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin.
2. Tietojen keräys: Tiedot tallentuvat verkkokauppajärjestelmään tilauksen teon yhteydessä.
3. Tietojen käyttö: Tallennettuja tietoja käytetään tilatun tuotteen toimittamiseksi tilaajalle ja polkupyörän tapauksessa osto-/takuutodistuksen laatimiseen, sekä mahdollisten reklamaatioiden aiheellisuuden todentamiseen ja asiakassuhteen hoitoon.
4. Tietojen säilytys: Tiedot säilytetään OVH-Hostingin palvelimella, SSL-suojatulla yhteydellä. Tietoja säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista. Palautuneet ja peruuntuneet tilaustiedot poistetaan järjestelmästä heti.
5. Tietosuoja ja käsittelijät: Tietojenhallinta on suojattu salasanalla ja siihen on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvilla hoitamisesta vastuussa olevilla henkilöillä.
6. Tietojen siirto ja luovutus: Verkkokaupasta tilaavan henkilön etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti voidaan luovuttaa rahdinkuljettajalle sikäli kun se on tilauksen toimittamisen kannalta välttämätöntä. Rekisterinpitäjän kuljetussopimuskumppaneita ovat DB Schenker, Posti Oyj, Netlux sekä Matkahuolto. Tilauksen yhteydessä suostumuksensa suoramarkkinointiin antaneen tilaajan sähköpostiosoite siirretään rekisteriin “Uutiskirje”. Siirrosta vastaa aiemmin tässä suunnitelmassa nimetty Tietosuojavastaava. Polkupyörän tilauksen yhteydessä tilaajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilatun pyörän tiedot siirretään rekisteriin “Asiakasrekisteri”.
Tietojenkäsittely, DB Schenker
https://www.dbschenker.com/resource/blob/534130/360fd1bffa8a351a893e0bcba1b2ca16/tietosuojaliite--fi-fi--data.pdf
https://www.dbschenker.com/fi-fi/tietoja-meista/ajankohtaista/gdpr-asetuksen-soveltaminen-529736
Tietosuojaseloste – Paytrailin maksupalvelu
https://www.paytrail.com/tietosuojaseloste-paytrailin-maksupalvelu
Rekisteri: Laskutusasiakkaat
1. Tallennettavat tiedot: Henkilön tai yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yrityksen Y-tunnus.
2. Tietojen keräys: Tiedot voidaan kysyä suullisesti myymälässä, puhelintilauksen yhteydessä tai sähköpostin kautta.
3. Tietojen käyttö: Tallennettuja tietoja käytetään laskujen lähettämiseen ja maksujen vastaanoton seurantaan.
4. Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään yrityksen käyttämässä Billgo Oy:n Helpostilasku laskutusjärjestelmässä. Tietoja säilytetään toistaiseksi kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista.
5. Tietosuoja ja käsittelijät: Laskutusasiakkaiden rekisteriin on rajoitettu pääsy ainoastaan tietosuojavastaavalla. Pääsy on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Seven Bikes Oy:n reskontraa hoitavan Tilitoimisto Kirjausketju Oy:n vastuuhenkilöillä on pääsy laskutustietoihin saapuvan rahaliikenteen kohdentamiseksi.
6. Tietojen siirto ja luovutus: Rekisterin tietoja ei siirretä kolmansille osapuolille.
Tilitoimisto Kirjausketju Oy on sitoutunut noudattamaan GDPR:n mukaisia asetuksia.
Yritys henkilötietojen käsittelijänä
Seven Bikes Oy toimii rekisterinpitäjän roolin lisäksi myös henkilötietojen käsittelijänä, jolloin varsinainen rekisterinpitäjä on kolmas osapuoli. Jos asiakas hakee myymälässä luottoa, hänen henkilötiedoistaan tallennetaan seuraavat: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja mahdolliset palkkatiedot. Rekisterinpitäjänä toimii tällöin Resurs Bank Ab (Suomen sivuliike), Handelsbanken Rahoitus Oyj tai Walley/Collector, joiden kanssa Seven Bikes Oy:llä on voimassa olevat sopimukset. Sopimuskumppanit sitoutuvat käsittelemään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla. Luottoasiakkaiden tiedot tallennetaan Seven Bikes Oy:n maksuliikennettä hoitavan Tilitoimisto Kirjausketju Oy:n arkistoon luottoyhtiöiden tilityksen seurantaa varten.
Resurs Bankin tietosuojaseloste:
https://www.resursbank.fi/resurs-bank-ja-tietosuoja-asetus/
Handelsbankenin tietosuojaseloste:
http://bit.ly/2IEydEv
Muu epäsäännöllinen henkilötietojen käsittely
Seven Bikes Oy voi tallentaa väliaikaisesti asiakkaan nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen esimerkiksi tilattavaa tuotetta varten. Näitä tietoja ei säilytetä sen jälkeen kun tilattu tuote on saapunut, asiakkaalle ilmoitettu ja tilattu tuote on noudettu. Yritys käyttää viestintäkanavinaan myös sähköpostia. Sähköpostiin tallentuu asiakkaan sähköpostiosoitteen lisäksi tämän vapaaehtoisesti luovuttamat tiedot. Sähköpostilaatikkoon tallentuneet viestiketjut poistetaan säännöllisesti 3 kuukauden välein tai jos asiakas pyytää tietojensa poistamista. Yrityksen sähköpostilaatikkoon on pääsy myymälän ja huollon henkilökunnalla ja pääsy on suojattu salasanalla.
Google Analytics
Käytämme verkkosivustollamme Google Analytics –evästeitä sivustomme toiminnan tehostamiseksi ja ostopolun määrittämiseksi. Analytics tallentaa IP-osoitteen ja maantieteellisen sijainnin, mutta sitä ei voida kohdentaa yksittäiseen ihmiseen. Google Analytics –evästeet säilyvät 26 kuukautta, jonka jälkeen ne vanhenevat automaattisesti.
Google tarjoaa useimpiin selaimiin ilmaisena lisäosana saatavan opt-out –toiminnon, jolla voit halutessasi käyttää verkkosivua ilman, että tietoja tallentuu.
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Sosiaalinen media
Seven Bikes Oy hallinnoi Facebook-sivua (SevenBikesTampere) sekä Instagram-sivua (sevenbikes_tampere), joissa on vapaaehtoisesti sivuista “tykkääviä” ja yrityksen sivuja seuraavia, Facebookiin tai Instagramiin rekisteröityneitä käyttäjiä. Kukin käyttäjä päättää itse, mitä tietoja haluaa Facebookin tai Instagramin muiden käyttäjien itsestään näkevän. Seven Bikes Oy käyttää markkinointiin Facebook- ja Instagram –mainoksia. Osa mainoksista kohdennetaan demografiatietojen mukaan, joita käyttäjät ovat antaneet Facebookille tai Instagramille. Näissä mainoskampanjoissa rekisterinpitäjä on Facebook tai Instagram. Seven Bikes Oy käyttää mainosten kohdentamiseen seurantaevästettä, kuten Facebook-pikseliä, ja mainoksia pyritään räätälöimään yksittäistä henkilöä kohden, riippuen mitä seurantamenetelmiä käyttäjä itse on hyväksynyt.. Henkilö voi koska tahansa lopettaa yrityksen Facebook- tai Instagram-sivusta tykkäämisen tai sen seuraamisen. Mahdollisissa kilpailuissa henkilötietojen julkaisu tapahtuu aina kilpailuun osallistujan suostumuksen kautta. Seven Bikes Oy käyttää yhtenä asiakaspalvelukanavaan Facebookin ja Instagramin yksityisviesti-ominaisuutta. Nämä keskusteluketjut poistetaan 12 kuukauden välein tai aiemmin, jos keskustelun toinen osapuoli näin vaatii. Yrityksen sosiaalisen median sivujen ylläpitoon ja keskusteluketjuihin on pääsy kahdella yrityksen henkilökuntaan kuuluvalla henkilöllä.
Facebookin tietokäytännöt:
https://www.facebook.com/policy.php
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus pyytää tieto siitä, mitä tietoja sinusta on tallennettu, oikaista niitä, estää niiden siirto tai pyytää niiden poistamista yhdestä tai kaikista rekistereistämme. Halutessasi voit myös olla luovuttamatta tietojasi tai luovuttaa vain haluamasi tiedot myös pyörän oston yhteydessä myymälässämme tai pyörää huoltoon tuodessasi. Huomioithan tällöin, että tietojen puutteellisuus tai puuttuminen kokonaan saattaa vaikeuttaa asiakassuhteen hoitoa ja esimerkiksi takuuasioiden käsittelyä tulevaisuudessa. Mahdolliset kyselyt rekisteriin tallennetuista tiedoista ja oikaisu- sekä poistopyynnöt pyrimme käsittelemään mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 14 päivän aikana pyynnön saapumisesta.
Rekisteriin tallennettujen tietojen kyselyt ja oikaisu- tai poistopyynnöt tulee lähettää kirjallisesti, allekirjoitettuna osoitteeseen:
Seven Bikes
Tietosuojavastaava
Aunankorvenkatu 2
33840 Tampere
Uutiskirje –rekisteristä voit poistua klikkaamalla minkä tahansa meiltä saamasi uutiskirjeen alareunassa olevaa “poistu listalta” –linkkiä tai pyytämällä poistoa sähköpostitse siitä osoitteesta, johon uutiskirje on alun perin lähetetty.
Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, peruuttaa mahdollinen aiemmin annettu suostumus henkilötietojesi käsittelyyn ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava sitoutuu valvomaan ja kehittämään yrityksessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, sekä ohjaamaan ja kouluttamaan kaikkia yrityksessä toimivia, henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä noudattamaan hyviä ja turvallisia tietosuojakäytäntöjä. Tietosuojavastaava sitoutuu muokkaamaan ja päivittämään tietosuojasuunnitelmaa jos suunnitelmassa ilmenee puutteita tai yrityksen toimintatavoissa tapahtuu muutoksia.